Arrêt maladie et codes d’accès : que peut exiger le dirigeant, et quelles conséquences en paie ?

Article à destination des dirigeants — Droit français, secteur privé, CDI. Mise à jour : 8 octobre 2026.

Votre responsable informatique ou e-commerce est en arrêt maladie. Lui seul détient les accès à un outil indispensable et l’activité se retrouve bloquée. Pouvez-vous lui demander de les transmettre ? Son refus justifie-t-il un licenciement ? Et pouvez-vous suspendre ses indemnités ou retenir les frais de dépannage sur sa paie ?

La transmission d’un accès professionnel indispensable peut être exigible, selon les circonstances. En revanche, un refus ne constitue pas automatiquement une faute lourde et n’autorise aucune sanction financière improvisée.

Peut-on demander les codes à un salarié en arrêt maladie ?

L’arrêt maladie suspend l’exécution du travail, mais l’obligation de loyauté demeure. Une demande ponctuelle visant à récupérer un accès nécessaire à la continuité de l’entreprise peut donc être légitime. Elle doit rester distincte d’une demande de travail : administrer le site, traiter les commandes ou résoudre un incident ne revient pas simplement à transmettre une information.

Concrètement, commencez par vérifier les solutions de récupération disponibles auprès du prestataire ou de l’administrateur. Si l’intervention du salarié est indispensable, adressez une demande écrite, précise et limitée au compte professionnel concerné. Privilégiez une procédure sécurisée de récupération des accès, sans demander ses mots de passe privés ni une disponibilité permanente.

Que dit réellement l’arrêt du 12 mai 2026 ?

Dans l’affaire jugée par la Cour de cassation, un directeur e-commerce détenait seul les codes d’accès. Les juges ont retenu une paralysie organisée du site, ainsi que d’autres agissements : revendication de droits sur le logiciel par une société qu’il gérait de fait et demandes de paiement de factures fictives. Cet ensemble caractérisait une intention de nuire et justifiait la faute lourde. [2]

L’enseignement pour le dirigeant est précis : le dommage subi par l’entreprise ne prouve pas, à lui seul, cette intention. Un mot de passe oublié, une impossibilité de répondre ou une solution de récupération déjà accessible à l’employeur appellent une analyse différente.

En 2011, la Cour avait ainsi écarté la faute grave dans une affaire où le salarié avait expliqué que le responsable informatique disposait du code et indiqué comment le retrouver. [3]

Le refus permet-il de bloquer le maintien de salaire ?

Le conflit ne suffit pas à supprimer les droits liés à l’arrêt maladie. Les indemnités journalières et le complément employeur suivent leurs conditions propres, notamment légales et conventionnelles. Le gestionnaire de paie doit continuer à les appliquer tant qu’aucun événement juridiquement pertinent n’en modifie le traitement. [4]

Il faut notamment distinguer une éventuelle mise à pied conservatoire du simple désaccord sur les accès. Si cette mesure se superpose à un arrêt maladie, faites valider le traitement de paie à partir des dates et des garanties applicables : n’appliquez pas automatiquement une retenue globale.

Peut-on déduire le coût du prestataire informatique du salaire ?

Non, l’employeur ne peut pas facturer unilatéralement le blocage au salarié en opérant une retenue punitive. Les sanctions pécuniaires sont interdites par l’article L. 1331-2 du Code du travail. Le bulletin de paie ne doit donc pas comporter une retenue « frais de récupération des codes » décidée à titre de sanction. [5]

Une éventuelle demande de réparation du préjudice relève d’une démarche juridique distincte. La faute lourde peut permettre d’engager la responsabilité du salarié ; elle ne donne pas carte blanche pour se rembourser sur sa rémunération. [6]

Faute grave ou faute lourde : que reste-t-il à payer ?

Pour ces deux qualifications, les conséquences de principe sur les principales indemnités de rupture sont les mêmes : [6]

Élément	Faute grave	Faute lourde
Indemnité légale de licenciement	Non due	Non due
Indemnité compensatrice de préavis	Non due	Non due
Indemnité compensatrice des congés acquis et non pris	Due	Due
Accès à l’allocation chômage	Possible sous conditions	Possible sous conditions

Des dispositions conventionnelles, contractuelles ou un usage peuvent prévoir des droits plus favorables. Les sommes déjà acquises et restant dues doivent également être examinées lors du solde de tout compte. [7]

La faute lourde ne supprime donc pas les congés payés. La choisir pour « économiser davantage » sur le départ du salarié serait une mauvaise approche : la qualification dépend des faits établis.

L’arrêt maladie peut-il augmenter le solde de congés à régler ?

Oui. Une maladie non professionnelle ouvre droit à deux jours ouvrables de congés par mois d’absence, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence au titre de ces absences. En cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, l’acquisition est de 2,5 jours ouvrables par mois, dans la limite de 30 jours par période de référence. [8]

Avant d’établir le dernier bulletin, vérifiez les droits acquis pendant l’arrêt, les congés déjà pris et les éventuelles règles de report. Un compteur non actualisé peut conduire à sous-évaluer l’indemnité compensatrice.

Quelles précautions prendre avant une procédure ?

Conservez les demandes de transmission, les réponses, les possibilités de récupération et les éléments établissant le blocage. Faites distinguer le refus délibéré d’une impossibilité matérielle ou liée à l’état de santé. Le motif disciplinaire doit rester indépendant de la maladie elle-même. [7]

La procédure et les délais restent applicables : en principe, les poursuites disciplinaires doivent être engagées dans les deux mois de la connaissance des faits ; la notification d’une sanction après entretien intervient au minimum deux jours ouvrables et au maximum un mois après le jour fixé pour cet entretien. Les formalités propres au licenciement et les garanties conventionnelles doivent aussi être respectées. [9]

Un arrêt consécutif à un accident du travail ou à une maladie professionnelle impose une protection renforcée contre la rupture. Un salarié protégé nécessite également une procédure spécifique : ces situations doivent être identifiées avant toute décision. [10]

Comment éviter qu’un accès informatique devienne un conflit social ?

Organisez la continuité avant l’absence : comptes administrateurs nominatifs, procédure de récupération documentée, gestionnaire de mots de passe professionnel et habilitations limitées aux personnes nécessaires. La CNIL recommande notamment de sécuriser les accès privilégiés et de changer les mots de passe concernés lors du départ d’un administrateur. [11]

Pour le dirigeant, la bonne décision se prépare avec trois interlocuteurs : le prestataire informatique pour rétablir l’accès, le conseil en droit social pour qualifier les faits, et le gestionnaire de paie pour calculer les sommes réellement dues.

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Sources et références

[2] Cour de cassation, chambre sociale, 12 mai 2026, n° 24-17.616.

[3] Cour de cassation, chambre sociale, 16 mars 2011, n° 09-69.950.

[4] Service Public — Indemnités journalières et complément employeur.

[5] Code du travail, article L. 1331-2 — Interdiction des sanctions pécuniaires.

[6] Service Public — Licenciement pour faute simple, grave ou lourde.

[7] Service Public Entreprendre — Licenciement pendant un arrêt maladie.

[8] Service Public — Acquisition de congés pendant un arrêt maladie.

[9] Code du travail — Procédure disciplinaire ; Service Public — Procédure de licenciement.

[10] Code du travail, article L. 1226-9 ; Service Public — Procédure de licenciement.

[11] CNIL — Sécuriser les serveurs ; CNIL — Gérer les utilisateurs.