🌴 Congés payés de vos salariés : combien devez-vous leur verser et comment éviter les erreurs de paie ?

Les congés payés constituent un droit pour le salarié et un sujet particulièrement technique pour le gestionnaire de paie. Acquisition des jours, absences assimilées, décompte, comparaison entre le dixième et le maintien de salaire, maladie ou rupture du contrat : chaque étape doit être contrôlée.

Une erreur peut affecter le compteur du salarié, le montant de son indemnité ou son solde de tout compte. Voici les règles à connaître pour sécuriser le traitement des congés payés en paie.

Comment le salarié acquiert-il ses congés payés ?

Le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif chez le même employeur, dans la limite de 30 jours ouvrables par période de référence.

Dans une entreprise qui décompte les congés en jours ouvrés du lundi au vendredi, ce droit correspond généralement à 25 jours ouvrés par an.

Le salarié acquiert ses congés dès son embauche. Il peut donc utiliser les jours déjà acquis sans attendre la fin de la période de référence, sous réserve des règles de prise des congés applicables dans l’entreprise.

📌 Ce droit bénéficie aux salariés en CDI comme en CDD, à temps complet comme à temps partiel.

La règle des 2,5 jours ouvrables par mois est fixée par l’article L. 3141-3 du Code du travail.

Quelle période de référence appliquer ?

La période de référence sert à déterminer les droits acquis par le salarié.

Une convention ou un accord collectif peut fixer son point de départ. À défaut de disposition différente, la période de référence débute le 1er juin et s’achève le 31 mai de l’année suivante.

Certaines entreprises retiennent une période correspondant à l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre.

Des règles particulières s’appliquent dans les secteurs relevant d’une caisse de congés payés, notamment dans le bâtiment et les travaux publics.

⚠️ Avant tout contrôle de compteur, le gestionnaire de paie doit vérifier la période de référence prévue par l’accord applicable et celle paramétrée dans le logiciel.

Quelles absences permettent d’acquérir des congés ?

Certaines périodes d’absence sont assimilées à du travail effectif pour l’acquisition des congés payés.

Sont notamment concernées, dans les conditions prévues par le Code du travail :

• les périodes de congés payés ;
• les congés de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant ou d’adoption ;
• certaines contreparties obligatoires en repos ;
• les arrêts consécutifs à un accident du travail ou à une maladie professionnelle ;
• les arrêts pour maladie ou accident non professionnel.

Les droits acquis pendant un arrêt varient selon son origine.

En cas de maladie ou d’accident non professionnel, le salarié acquiert 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours ouvrables acquis à ce titre par période de référence.

En cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, la période d’arrêt est assimilée à du travail effectif. Le salarié acquiert donc 2,5 jours ouvrables par mois, dans la limite globale de 30 jours ouvrables par période de référence. L’ancienne limitation de l’assimilation à une durée ininterrompue d’un an a été supprimée.

Ces règles résultent des articles L. 3141-5 et L. 3141-5-1 du Code du travail.

📌 Une convention collective peut prévoir un régime plus favorable, notamment pour la maladie non professionnelle.

Comment arrondir les droits acquis ?

Lorsque le calcul des congés n’aboutit pas à un nombre entier, la durée totale du congé est portée au nombre entier immédiatement supérieur.

🧮 Si le salarié a acquis 17,2 jours ouvrables, son droit est arrondi à 18 jours ouvrables.

L’arrondi porte sur le droit total calculé. Il ne convient pas d’arrondir systématiquement chaque acquisition mensuelle, au risque de créer artificiellement des droits supplémentaires.

💡 Le logiciel peut conserver les décimales pendant la période d’acquisition, puis appliquer l’arrondi légal lors de la détermination du droit total.

Comment décompter les congés pris ?

En jours ouvrables, le décompte commence au premier jour où le salarié aurait dû travailler. Il se poursuit sur tous les jours ouvrables compris dans la période d’absence jusqu’à la veille de la reprise.

Les jours ouvrables correspondent à tous les jours de la semaine, sauf le jour de repos hebdomadaire, généralement le dimanche, et les jours fériés habituellement chômés dans l’entreprise.

Un salarié travaillant du lundi au vendredi qui prend une semaine complète utilise donc normalement 6 jours ouvrables, du lundi au samedi.

Lorsque l’entreprise applique un décompte en jours ouvrés, seuls les jours habituellement travaillés dans l’entreprise sont retenus. Dans une organisation du lundi au vendredi, une semaine complète représente généralement 5 jours ouvrés.

📌 Le décompte en jours ouvrés est admis uniquement s’il garantit au salarié des droits au moins équivalents au régime légal en jours ouvrables.

Quelle règle appliquer au salarié à temps partiel ?

Le salarié à temps partiel dispose de la même durée de congés qu’un salarié à temps complet.

En cas de décompte en jours ouvrables, le premier jour décompté est celui où le salarié aurait dû travailler. Les jours ouvrables suivants sont ensuite décomptés jusqu’à la veille de sa reprise, y compris ceux pendant lesquels il ne travaille habituellement pas.

🧮 Une salariée travaille le lundi, le mardi et le jeudi. Elle part en congé après sa journée du jeudi et reprend le jeudi suivant. Son premier jour de congé est le lundi. Les lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi et samedi sont décomptés, soit 6 jours ouvrables.

En jours ouvrés, il faut appliquer le calendrier ouvré retenu pour l’ensemble de l’entreprise, sans limiter automatiquement le décompte aux seuls jours prévus dans le contrat à temps partiel.

La Cour de cassation a rappelé que les jours ouvrables de congés des salariés à temps partiel doivent être décomptés de la même manière que ceux des salariés à temps complet (Cass. soc., 10 septembre 2025).

Comment présenter les congés sur le bulletin de paie ?

Lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie, le bulletin doit mentionner :

• les dates des congés ;
• le montant de l’indemnité de congés payés correspondante.

Cette obligation résulte de l’article R. 3243-1 du Code du travail.

En pratique, le bulletin fait souvent apparaître :

• une retenue au titre de l’absence ;
• une ligne d’indemnité de congés payés ;
• les dates ou le nombre de jours concernés.

🧾 Exemple de présentation :

Absence congés payés du 10 au 23 août Indemnité de congés payés correspondante

L’affichage des compteurs de congés acquis, pris et restant dus est recommandé pour faciliter la compréhension du bulletin. Il ne constitue toutefois pas, en lui-même, une mention légalement obligatoire du bulletin.

⚠️ Un compteur affiché sur le bulletin doit être cohérent avec les données conservées dans le logiciel de paie ou de gestion des temps.

Comment calculer l’indemnité de congés payés ?

Pendant ses congés, le salarié reçoit une indemnité de congés payés.

Son montant doit être déterminé en comparant :

• la règle du dixième ;
• la règle du maintien de salaire.

Le salarié doit percevoir le montant le plus favorable.

Cette règle est prévue par l’article L. 3141-24 du Code du travail.

Selon l’organisation de la paie, la comparaison peut être effectuée lors de chaque prise de congés, puis faire l’objet d’une régularisation lorsque l’ensemble des données de la période de référence est connu.

📌 Le gestionnaire doit conserver les éléments permettant de justifier la méthode et le montant retenus.

Comment appliquer la règle du dixième ?

Selon la règle du dixième, l’indemnité correspondant à la totalité du congé annuel est égale à 10 % de la rémunération brute totale retenue pendant la période de référence.

L’assiette comprend notamment, selon leur nature et leurs modalités de versement :

• le salaire de base ;
• les majorations pour heures supplémentaires ou travail de nuit ;
• les commissions ;
• certaines primes liées au travail du salarié ;
• les avantages en nature ;
• l’indemnité de congés payés de l’année précédente ;
• la prime de précarité versée à la fin d’un CDD.

Certaines sommes sont exclues, notamment :

• les remboursements de frais professionnels ;
• l’intéressement et la participation ;
• les primes couvrant l’ensemble de l’année, périodes de travail et de congés confondues, lorsqu’une prise en compte conduirait à les payer une seconde fois.

⚠️ L’intitulé de la prime ne suffit pas. Il faut examiner son objet, ses conditions d’attribution et la période qu’elle rémunère.

Quelle rémunération retenir pendant les arrêts maladie ?

Pour calculer l’indemnité selon la règle du dixième, certaines périodes d’absence doivent faire l’objet d’une rémunération reconstituée.

En cas de maladie ou d’accident non professionnel, la période ouvrant droit à congés est prise en compte dans l’assiette du dixième à hauteur de 80 % de la rémunération qui lui est associée.

En cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, la rémunération est reconstituée selon l’horaire de travail de l’établissement, sans l’abattement de 20 % applicable à la maladie non professionnelle.

📌 Cette rémunération reconstituée sert uniquement au calcul de l’indemnité de congés payés. Elle ne correspond pas nécessairement au salaire réellement maintenu pendant l’arrêt.

Comment appliquer le maintien de salaire ?

La méthode du maintien consiste à verser au salarié la rémunération qu’il aurait perçue s’il avait continué à travailler pendant la période de congé.

Le calcul est effectué en fonction :

• du salaire applicable avant le congé ;
• de la durée du travail dans l’établissement ;
• de l’horaire correspondant à la période de congé ;
• des éléments de rémunération que le salarié aurait perçus s’il avait travaillé.

Pour évaluer le maintien, l’employeur peut notamment utiliser l’horaire réel du mois. Cette méthode est généralement la plus précise.

La retenue d’absence et l’indemnité doivent être traitées de manière cohérente afin de ne pas créer artificiellement une perte ou un gain.

Exemple de comparaison entre les deux méthodes

🧮 Un salarié perçoit 2 000 euros brut par mois, soit 24 000 euros sur la période de référence. Il prend deux semaines de congés, correspondant à 10 jours ouvrés, au cours d’un mois comportant 21 jours ouvrés.

Selon le maintien de salaire, calculé sur l’horaire réel du mois :

2 000 × 10 ÷ 21 = 952,38 euros

Selon la règle du dixième, l’indemnité correspondant à 25 jours ouvrés est égale à :

24 000 × 10 % = 2 400 euros

Pour 10 jours ouvrés :

2 400 × 10 ÷ 25 = 960 euros

La règle du dixième est plus favorable.

✅ Le salarié doit percevoir une indemnité de 960 euros pour cette période de congés.

Cet exemple reprend la méthode présentée par Service-Public.fr, fiche vérifiée le 6 février 2026.

Les congés payés sont-ils soumis à cotisations ?

L’indemnité de congés payés a la nature d’un salaire.

Elle est donc, en principe, soumise :

• aux cotisations et contributions sociales ;
• à la CSG et à la CRDS ;
• au prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu.

Des modalités particulières peuvent s’appliquer lorsque l’indemnité est versée par une caisse de congés payés.

Que se passe-t-il si le salarié tombe malade pendant ses congés ?

Depuis un arrêt du 10 septembre 2025, la Cour de cassation reconnaît au salarié qui tombe malade pendant ses congés le droit de reporter les jours de congé coïncidant avec l’arrêt de travail.

Ce report suppose que l’arrêt maladie ait été prescrit et que le salarié l’ait notifié à l’employeur.

Les jours couverts par l’arrêt doivent alors être retirés des congés consommés et recrédités sur le compteur. La période concernée doit être traitée comme un arrêt maladie, avec application des règles relatives :

• aux indemnités journalières de Sécurité sociale ;
• au maintien de salaire légal ou conventionnel ;
• à l’acquisition des congés pendant la maladie ;
• au délai de carence éventuellement applicable.

Cette solution résulte de l’arrêt de la Cour de cassation du 10 septembre 2025, n° 23-22.732.

⚠️ Le gestionnaire doit corriger à la fois la nature de l’absence, le compteur de congés et les éléments de rémunération du bulletin.

Comment gérer les congés non pris en raison d’une maladie ?

Lorsqu’un salarié est dans l’impossibilité de prendre ses congés en raison d’une maladie ou d’un accident, il bénéficie en principe d’une période de report de 15 mois.

Après la reprise, l’employeur doit informer le salarié :

• du nombre de jours de congé dont il dispose ;
• de la date jusqu’à laquelle ces jours peuvent être pris.

Cette information doit être communiquée dans le mois suivant la reprise, par un moyen conférant une date certaine à sa réception. Elle peut notamment être transmise au moyen du bulletin de paie.

En principe, la période de report de 15 mois commence à la date à laquelle le salarié reçoit cette information.

Ces règles sont prévues par les articles L. 3141-19-1 à L. 3141-19-3 du Code du travail.

Un accord d’entreprise, d’établissement ou de branche peut prévoir une période de report supérieure.

📌 Des règles particulières déterminent le point de départ du délai lorsque l’arrêt couvre toute la période d’acquisition et se prolonge au-delà de celle-ci. Ces situations doivent être traitées séparément dans le paramétrage du logiciel.

Que se passe-t-il à la rupture du contrat ?

Lorsque le contrat prend fin avant que le salarié ait pris tous ses congés, l’employeur doit lui verser une indemnité compensatrice de congés payés.

Cette indemnité est due quelle que soit l’origine de la rupture, notamment en cas de :

• démission ;
• licenciement ;
• rupture conventionnelle ;
• fin de CDD ;
• rupture de la période d’essai ;
• départ ou mise à la retraite.

Elle correspond aux droits acquis et non pris à la date de fin du contrat, y compris les droits reportés encore valables et, le cas échéant, les jours supplémentaires définitivement acquis.

Son calcul doit respecter les règles du dixième et du maintien de salaire, en retenant le résultat le plus favorable.

L’indemnité compensatrice est soumise aux cotisations sociales et au prélèvement à la source dans les conditions applicables aux salaires.

⚠️ Avant de clôturer la paie, il faut vérifier séparément les droits acquis sur la période précédente, les droits en cours d’acquisition, les reports, les congés conventionnels et les éventuelles régularisations liées à la maladie.

Les contrôles indispensables en paie

Avant de valider le bulletin, le gestionnaire doit vérifier :

• la convention collective et les accords applicables ;
• la période de référence ;
• le décompte en jours ouvrables ou en jours ouvrés ;
• les droits acquis pendant les absences ;
• l’arrondi du droit total ;
• le traitement des salariés à temps partiel ;
• l’assiette de la règle du dixième ;
• la rémunération reconstituée pendant la maladie ;
• le calcul du maintien de salaire ;
• la comparaison entre les deux méthodes ;
• les dates et le montant de l’indemnité figurant sur le bulletin ;
• la cohérence du compteur après traitement ;
• les droits reportés en raison d’un arrêt ;
• les droits à indemniser lors de la rupture.

💡 La conservation du détail des calculs est essentielle pour justifier le bulletin en cas de contestation ou de contrôle.

Ce qu’il faut retenir

Le salarié acquiert en principe 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, dans la limite de 30 jours ouvrables par période de référence.

Pendant une maladie non professionnelle, il acquiert 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours acquis à ce titre. Pendant un arrêt d’origine professionnelle, il acquiert ses droits au taux normal.

Lors de la prise des congés, l’employeur doit comparer la règle du dixième et le maintien de salaire, puis retenir le montant le plus favorable.

Le bulletin doit mentionner les dates des congés et le montant de l’indemnité correspondante.

Enfin, un arrêt maladie prescrit et notifié pendant les congés permet désormais de reporter les jours qui coïncident avec l’arrêt.

✅ Une paie sécurisée repose sur un compteur exact, un décompte cohérent, une comparaison documentée des méthodes de calcul et une gestion rigoureuse des absences.